Une règle simple, et une idée reçue coûteuse
« Je pars trois semaines en août, donc je ne déclare rien ce mois-là. » C'est probablement la phrase la plus répandue en emploi direct, et c'est aussi l'une des plus risquées.
En droit du travail, le principe est que le salarié qui se tient à la disposition de son employeur doit être payé. Peu importe qu'il ait effectivement travaillé : ce qui compte est qu'il n'ait pas pu travailler pour une raison qui ne lui est pas imputable. Si vous êtes absent, si vous annulez, si la porte est fermée, l'empêchement vient de vous, pas de lui.
La convention collective de la branche du particulier employeur et de l'emploi à domicile (IDCC 3239) aménage ce principe, mais ne le supprime pas. Elle pose une condition unique, et tout dépend d'elle : l'absence était-elle prévue au contrat de travail ?
L'article 142 : tout se joue à la signature du contrat
L'article 142 du socle spécifique salarié reconnaît que des périodes d'absence ou d'indisponibilité temporaire du particulier employeur peuvent exister. Un foyer part en vacances, ferme la maison une semaine à Noël, s'absente pendant les vacances scolaires. C'est normal, et c'est prévu.
Mais la convention pose immédiatement la contrepartie : le contrat de travail doit les prévoir. De cette mention découlent deux régimes opposés.
Absence prévue au contrat. Le contrat de travail est suspendu pendant ces périodes. Elles sont déduites de la rémunération mensuelle, le salarié n'est donc pas payé, mais elles restent prises en compte pour le calcul de l'ancienneté.
Absence non prévue au contrat. Ces périodes ne suspendent pas la relation de travail et la rémunération du salarié est maintenue. Autrement dit : vous ne recevez aucune heure de travail, et vous payez quand même le salaire habituel. Ces périodes comptent en outre pour les droits à congés payés et l'ancienneté.
L'exemple type est celui des vacances d'été. Vous partez trois semaines en août. Si cette période figure dans le contrat, votre salarié n'est pas payé pour ces trois semaines. Si elle n'y figure pas, vous devez lui verser son salaire habituel, comme s'il avait travaillé.
La clause générale ne vous sauvera pas
Une réaction naturelle consiste à glisser dans le contrat une formule attrape-tout du type « l'employeur pourra suspendre le contrat en cas d'absence de sa part ». L'article 142 y coupe court : toute clause générale autorisant des suspensions de contrat à l'initiative du particulier employeur est sans effet.
Ce que la convention exige, ce sont des périodes identifiées. Des dates, ou à tout le moins un cadre suffisamment précis pour que le salarié sache, en signant, quand il ne travaillera pas et donc quand il ne sera pas payé. C'est ce qui lui permet d'organiser son année, éventuellement de se placer chez un autre employeur sur ces créneaux. Une clause vague ne lui donne aucune de ces informations, elle est donc réputée non écrite.
Le délai de prévenance pour les congés : deux mois minimum
L'article 140.1.1 complète le dispositif sur un point différent mais souvent confondu avec le précédent. Sauf accord entre les parties, la date des congés est fixée par l'employeur, avec un délai de prévenance précisé dans le contrat de travail, qui ne peut pas être inférieur à 2 mois.
Il s'agit ici des congés payés du salarié, pas de vos propres absences. Mais en pratique les deux se rejoignent : la plupart des foyers calent les congés du salarié sur leurs propres périodes de fermeture. D'où l'intérêt de traiter les deux sujets au même moment, à la rédaction du contrat, plutôt qu'au fil de l'eau.
Annoncer en juin que la maison sera fermée en juillet ne respecte pas ce délai. Et si la période n'était pas au contrat, elle relève en plus du régime du maintien de salaire.
Les cas de paie qui posent réellement problème
L'annulation de dernière minute. Vous prévenez la veille que vous n'aurez pas besoin de votre salarié mercredi. Ce mercredi n'est évidemment pas une période d'absence prévue au contrat. Les heures sont donc dues. Une annulation ponctuelle, aussi courtoise soit-elle, ne se déduit pas d'un bulletin de salaire.
L'hospitalisation ou l'imprévu. Le raisonnement est le même, et il peut sembler injuste. La convention ne prévoit pas d'exception pour force majeure au bénéfice de l'employeur : l'empêchement reste du côté du foyer, la rémunération est maintenue. L'Urssaf est explicite sur ce point : en cas d'absence imprévue pour raisons de santé, familiales ou de convenance personnelle, l'employeur doit continuer à rémunérer et à déclarer son salarié comme s'il avait effectué normalement ses heures. C'est précisément ce que couvre une prévoyance ou une assurance, pas le bulletin de paie.
Le mois « sauté » dans la déclaration. Corollaire du point précédent, et erreur fréquente : ne pas payer est une chose, ne pas déclarer en est une autre. Quand le salaire est dû, la déclaration Cesu du mois l'est aussi. Un mois non déclaré prive le salarié de ses droits sociaux et de ses trimestres de retraite, indépendamment de la question du rappel de salaire.
Imposer des congés à la place. Requalifier une absence imprévue en congés du salarié n'est pas une porte de sortie : un employeur ne peut pas imposer des congés supplémentaires pour des raisons personnelles. Les congés payés obéissent à leur propre régime, avec le délai de prévenance vu plus haut.
La porte fermée, le portail bloqué. Le salarié se présente, personne ne répond, il repart. Il s'est tenu à disposition, ses heures sont dues intégralement.
La variante technique est plus fréquente qu'on ne le croit : le salarié a bien la clé, mais une coupure de courant bloque le portail électrique, le digicode ne répond plus, la serrure connectée reste fermée. Le raisonnement ne change pas d'un iota. L'accès au domicile relève du foyer, l'empêchement est de son côté, et la panne n'est pas davantage une cause d'exonération que l'hospitalisation imprévue. Le salarié s'est déplacé, ses heures sont dues.
Le fait d'avoir remis une clé ne renverse pas la charge : au contraire, cela démontre que le salarié avait la volonté et les moyens matériels de travailler, et que seul un obstacle imputable au domicile l'en a empêché. Deux réflexes n'en sont pas davantage : demander un rattrapage des heures ne se décide pas unilatéralement, il suppose un accord entre les deux parties, et à défaut d'accord les heures du jour restent dues.
La preuve du déplacement. Dans ces situations, le désaccord porte rarement sur la règle, presque toujours sur les faits : le salarié est-il vraiment venu ? D'où l'importance d'un signalement écrit le jour même, un simple message horodaté suffisant à établir l'heure d'arrivée et le motif du retour. C'est aussi ce que résout un planning partagé où l'intervenant peut contester une absence déclarée par le foyer, plutôt que de découvrir une ligne manquante sur sa paie un mois plus tard.
L'absence du salarié. C'est le cas symétrique, et il ne relève pas de l'article 142. Si c'est le salarié qui ne vient pas, les heures non effectuées ne sont pas payées, sauf régime particulier (maladie avec justificatif, congés, jour férié chômé remplissant la condition de présence). L'important est de ne pas mélanger les deux situations : la question à se poser est toujours de savoir de quel côté vient l'empêchement.
Les vacances scolaires récurrentes. Un contrat de garde d'enfants suit souvent le calendrier scolaire. Ces périodes doivent être écrites dans le contrat, avec la zone concernée, faute de quoi chaque période de vacances devient une période payée sans travail effectué.
Pourquoi l'erreur se découvre tard, et coûte cher
Le maintien de salaire sur une absence non prévue ne déclenche aucune alerte. L'Urssaf ne le contrôle pas : le service Cesu enregistre les heures que vous déclarez, il ne sait pas que vous étiez en vacances ni ce que le contrat prévoyait. Personne ne vous signalera l'erreur sur le moment.
Elle remonte plus tard, et généralement dans le pire contexte : au moment d'une régularisation demandée par le salarié, ou d'une rupture de contrat où l'on reprend l'historique de paie. Sur un contrat de quelques heures par semaine, trois semaines d'août non payées pendant deux ans représentent un rappel de salaire significatif, auquel s'ajoutent les congés payés afférents.
Le coût réel de l'erreur n'est donc pas le mois concerné, mais son cumul. Et la correction tient à quelques lignes écrites au bon moment.
Ce que Kiwisio apporte concrètement
Kiwisio applique directement les articles 140.1.1 et 142 de la CCN IDCC 3239, plutôt qu'une règle générique de droit du travail :
- Les périodes d'absence de l'employeur se déclarent dès la rédaction du contrat, dans une étape dédiée du wizard, sous trois formes : des dates fixes, une période de vacances scolaires avec la zone concernée, ou un pont. Chaque période peut être marquée comme récurrente d'une année sur l'autre.
- Ces périodes figurent dans le contrat signé, ce qui leur donne l'effet suspensif prévu par l'article 142. Une clause générale de suspension étant sans effet, c'est le seul moyen de ne pas payer une période d'absence.
- Le rappel de la règle est affiché au moment de la saisie, avec la distinction entre absence prévue et non prévue, pour que le choix soit fait en connaissance de cause plutôt qu'après coup.
- Le planning distingue une absence de l'employeur d'une absence du salarié. Une absence constatée par le foyer doit être déclarée dans les 48 heures et peut être contestée par l'intervenant, ce qui laisse une trace des deux versions plutôt qu'une ligne de paie décidée unilatéralement.
- L'estimation mensuelle reprend ces éléments, de sorte que les heures dues au titre d'une absence non prévue apparaissent avant la déclaration, et non après.
- L'assistant, l'assistant est intégré à Kiwisio, pour vérifier un cas particulier d'absence avant de valider une paie.
L'objectif est le même que pour les jours fériés : écrire la bonne chose au bon moment, à la signature, plutôt que de découvrir un rappel de salaire au moment de la rupture.
Pour le cadre général du contrat et la place de ces périodes parmi les mentions à prévoir, voir l'article consacré à la rédaction du contrat de travail Cesu. Sur le cas voisin des jours fériés chômés, voir jours fériés en emploi à domicile.