Salarié à domicile : déduire ses déplacements en frais réels sur sa déclaration d'impôts

Oui, c'est possible

Un salarié du particulier employeur est un salarié comme les autres au regard de l'impôt sur le revenu. Il n'existe pas de régime fiscal spécial pour l'emploi à domicile : il bénéficie, comme tout salarié, de la déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement à ses salaires. S'il estime que ses frais professionnels, déplacements compris, dépassent ce forfait, il peut y renoncer et déduire à la place ses frais réels.

Pour une aide à domicile qui se déplace beaucoup, notamment entre plusieurs employeurs, la question mérite d'être posée chaque année.

Comment ça fonctionne

• Le choix est annuel et individuel : chaque membre du foyer décide pour lui-même. Les frais réels ne se cumulent jamais avec la déduction forfaitaire de 10 %.
• Le montant se déclare dans les cases 1AK à 1DK de la déclaration de revenus. Inscrire un montant dans ces cases vaut option pour les frais réels.
• Les frais sont détaillés dans une note annexe, avec leur nature et leur montant. Les justificatifs ne sont pas joints à la déclaration, mais doivent être conservés pour être présentés en cas de demande de l'administration. Comptez au moins quatre ans.

Pour être déductibles, les dépenses doivent être :

• nécessitées par l'exercice de l'activité salariée ;
• engagées dans le seul but d'acquérir ou de conserver les revenus ;
• payées au cours de l'année d'imposition ;
• justifiées.

Deux types de déplacements à ne pas confondre

Un salarié à domicile fait deux sortes de déplacements, qui n'obéissent pas aux mêmes règles :

• les trajets pour aller au travail : de chez soi au domicile de l'employeur, puis retour. Ce sont des frais domicile-travail, à la charge du salarié. Ils sont déductibles en frais réels, mais dans les limites décrites ci-dessous (40 km, un aller-retour par jour) ;
• les déplacements pour le travail : ceux effectués pendant le service, à la demande de l'employeur, par exemple faire les courses, accompagner la personne aidée à un rendez-vous ou conduire les enfants à l'école. Ce sont des frais professionnels à part entière : ni la limite des 40 km ni la règle de l'aller-retour quotidien ne s'y appliquent. Ce sont eux que couvre l'indemnité kilométrique prévue par la convention collective.

Bien séparer les deux dans son relevé de déplacements évite les erreurs de calcul et facilite la justification en cas de contrôle.

Les trajets pour aller au travail

Les frais de transport pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail sont déductibles, sauf exception, pour un kilométrage limité. Pour un salarié à domicile, le « lieu de travail » est le domicile de l'employeur.

La limite des 40 km

La limite s'apprécie par trajet : 40 km entre le domicile et le lieu de travail, soit 80 km aller-retour par jour. Lorsque la distance n'excède pas 40 km, la déduction est admise de plein droit et l'éloignement n'a pas à être justifié. Un dépassement de quelques kilomètres ne suffit pas, à lui seul, à remettre en cause la déduction.

Au-delà, seuls les 40 premiers kilomètres sont retenus, sauf à justifier l'éloignement par des circonstances particulières : raisons liées à l'emploi, situation familiale ou sociale, autres que la simple convenance personnelle. Il faut alors joindre à la déclaration une note explicative.

Pour apprécier ces circonstances, l'administration doit tenir compte des conditions d'emploi et notamment des difficultés économiques du bassin d'emploi du salarié, en particulier s'il habite en zone rurale. Un salarié à domicile qui vit loin des villes et dont les employeurs sont dispersés peut donc légitimement demander la déduction de la totalité de ses trajets, à condition de bien expliquer sa situation (offre d'emploi locale, localisation des employeurs, absence d'alternative proche).

Le BOFiP cite aussi parmi les circonstances admises les emplois qui impliquent des lieux d'exercice chaque année différents et éloignés entre eux. Ce cas vise d'abord les emplois dont le lieu change d'une année sur l'autre, mais il peut servir d'argument, par analogie, à un salarié qui travaille chez plusieurs particuliers répartis sur un territoire étendu.

Un seul aller-retour par jour

En principe, seuls les frais d'un aller-retour quotidien entre le domicile et le lieu de travail sont déductibles. Les trajets supplémentaires, par exemple pour rentrer déjeuner chez soi, ne sont admis que dans des circonstances particulières (horaires, état de santé, impossibilité de se restaurer sur place ou à proximité).

Les trajets entre deux employeurs

La situation du salarié multi-employeurs est la plus fréquente en emploi à domicile : il enchaîne parfois deux ou trois domiciles dans la même journée. Le trajet d'un employeur à l'autre n'est effectué pour le compte d'aucun des deux : ce n'est pas un déplacement pour le travail, et il n'ouvre pas droit à l'indemnité kilométrique conventionnelle. Il se rapproche d'un trajet pour aller au travail, chez l'employeur suivant.

Nous n'avons pas trouvé de position officielle claire sur ce cas précis dans la documentation lue, notamment sur l'application de la règle de l'aller-retour quotidien. Avant de déduire ces trajets, il est prudent de vérifier auprès du service des impôts des particuliers.

Les déplacements pour le travail

Les déplacements effectués pendant le service, à la demande de l'employeur, sont des frais professionnels déductibles pour leur totalité, sans plafond de distance. Ils doivent simplement être justifiés : date, employeur, motif (courses, rendez-vous médical, sortie) et kilomètres parcourus.

Ces déplacements sont normalement indemnisés par l'employeur (voir plus bas). En frais réels, ils ne deviennent intéressants que s'ils ne sont pas indemnisés, ou indemnisés à un taux inférieur au barème fiscal.

Comment calculer le montant

Pour un trajet en voiture ou en deux-roues, l'administration publie un barème kilométrique qui évalue forfaitairement le prix de revient au kilomètre, selon la puissance fiscale du véhicule et la distance annuelle parcourue. Un simulateur de frais kilométriques est proposé sur impots.gouv.fr.

Quelques règles à connaître :

• le barème est plafonné à 7 CV pour les voitures et à 5 CV pour les deux-roues : un véhicule plus puissant est calculé comme un 7 CV ;
• pour un véhicule 100 % électrique, le barème est majoré de 20 % (hors hybrides rechargeables) ;
• les péages, les frais de stationnement et les intérêts d'emprunt liés à l'achat du véhicule s'ajoutent au barème, sur justificatifs.

Le barème est un outil de calcul, pas une dispense de justification : le salarié doit pouvoir démontrer le moyen de transport utilisé, la fréquence et l'importance de ses déplacements. Un carnet de bord simple (date, employeur, kilomètres, en distinguant trajets pour aller au travail et déplacements pendant le service) suffit à établir cette réalité, à condition de le tenir tout au long de l'année.

Les frais de repas et d'autres dépenses professionnelles peuvent aussi être déduits en frais réels, sous leurs propres conditions.

Les indemnités versées par l'employeur

C'est le point qui change le calcul. Si le salarié opte pour les frais réels, il doit ajouter à ses salaires imposables les allocations et remboursements pour frais d'emploi versés par son employeur et destinés à couvrir les frais qu'il déduit : indemnités forfaitaires ou remboursements sur justificatifs. Ils se déclarent dans les cases de salaires (1AJ à 1DJ), pendant que les frais réels vont en 1AK à 1DK.

En emploi à domicile, la convention collective (IDCC 3239, article 57) prévoit qu'un salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité, avec l'accord du particulier employeur, bénéficie d'une indemnité kilométrique. Son montant est fixé dans le contrat de travail et ne peut être ni inférieur au barème de l'administration ni supérieur au barème fiscal. Ces indemnités couvrent uniquement les déplacements pour le travail (courses, accompagnement de la personne aidée), jamais le trajet pour aller au travail.

Concrètement, en optant pour les frais réels, le salarié ajoute ces indemnités à ses salaires, mais déduit en contrepartie les kilomètres effectués pendant le service qu'elles remboursaient. Ces deux montants se compensent largement : le gain vient surtout des trajets pour aller au travail, qui ne sont pas indemnisés. Si l'employeur participe à ces trajets (par exemple en prenant en charge une partie d'un abonnement de transports en commun), cette participation doit aussi être réintégrée. Le calcul n'est intéressant que si les frais réels, diminués des indemnités réintégrées, dépassent le forfait de 10 %. Des frais réels supérieurs à 10 % des salaires ne suffisent donc pas à conclure : il faut comparer les deux options sur l'ensemble de la déclaration.

En pratique

1. Tenir un carnet de déplacements tout au long de l'année : date, employeur, kilomètres parcourus, en séparant les trajets pour aller au travail des déplacements effectués pendant le service.
2. Récapituler en fin d'année les indemnités kilométriques et participations aux frais de transport reçues de chaque employeur.
3. Comparer : 10 % des salaires nets imposables d'un côté, frais réels moins indemnités réintégrées de l'autre. On peut s'aider du simulateur de l'impôt sur le revenu.
4. Si les frais réels gagnent, remplir les cases 1AK à 1DK et joindre la note annexe détaillant les frais. Conserver les justificatifs.
5. Si l'écart est faible, rester sur le forfait : la déduction de 10 % ne demande aucun justificatif.

Modèle de note explicative

Quand la distance dépasse 40 km par trajet, la note explicative, jointe à la déclaration, expose les raisons de l'éloignement. Elle doit être factuelle, chiffrée et propre à votre situation. Voici une trame à adapter : remplacez les passages entre crochets et supprimez ceux qui ne vous concernent pas.

Note explicative jointe à la déclaration de revenus [année]
Option pour la déduction des frais réels : frais de transport domicile-travail

[Nom, prénom]
[Adresse]
[Numéro fiscal]

Je suis salarié(e) à domicile auprès de [nombre] particuliers employeurs
(emploi direct, convention collective IDCC 3239). Mon domicile est situé
à [commune], et mes lieux de travail sont situés à [communes ou adresses].

Distance domicile-lieu de travail principal : [X] km par trajet, soit
[2X] km par jour travaillé. Nombre de jours travaillés dans l'année : [N].

Motifs de l'éloignement :

1. Bassin d'emploi : j'habite en zone rurale ([commune de X habitants]).
   L'offre d'emploi dans le secteur de l'aide à domicile y est limitée :
   [précisez, par exemple : les particuliers employeurs de ma commune et
   des communes voisines sont peu nombreux, je n'ai pas trouvé d'emploi
   équivalent à moins de 40 km].

2. Situation de mes employeurs : mes employeurs sont dispersés sur
   [territoire]. Je dois me déplacer à leur domicile, sans possibilité
   de regrouper mon activité à proximité de chez moi.

3. [Facultatif, selon le cas] Contraintes familiales : [conjoint dont
   l'emploi se situe à ..., enfants scolarisés à ..., état de santé d'un
   proche, etc.].

4. [Facultatif] Transports en commun : aucun service ne dessert mes lieux
   de travail aux horaires de mes interventions, ce qui impose l'usage
   d'un véhicule personnel.

Calcul des frais de trajet domicile-travail : [X] km x [N] jours x 2
trajets = [total] km par an, évalués selon le barème kilométrique en
vigueur pour un véhicule de [puissance fiscale] CV, soit [montant] euros.

[Le cas échéant] Déplacements effectués pendant le service à la demande
de mes employeurs (courses, accompagnements) : [Y] km par an, soit
[montant] euros. Indemnités kilométriques perçues au titre de ces
déplacements, réintégrées à mes salaires : [montant] euros.

Pièces conservées à disposition de l'administration : relevé de mes
déplacements (date, employeur, motif, kilomètres), contrats de travail, carte
grise du véhicule, [autres justificatifs].

Fait à [lieu], le [date]
[Signature]

Trois conseils pour que la note soit crédible :

• Chiffrez : distances, nombre de jours, nombre d'employeurs. Une note vague est facile à écarter.
• Appuyez-vous sur des faits vérifiables : une carte de la commune, des courriers d'employeurs, des relevés d'horaires de transports en commun absents.
• Restez cohérent avec le reste du dossier : l'adresse, les employeurs et les montants doivent correspondre à vos bulletins de salaire et à la déclaration.

Ce modèle est une aide à la rédaction, pas un avis fiscal personnalisé. Pour un montant important ou une situation particulière, rapprochez-vous du service des impôts des particuliers.

Côté employeur

Les indemnités kilométriques (déplacements pour le travail) et la participation aux frais de transport (trajets pour aller au travail) se déclarent en même temps que les heures sur cesu.urssaf.fr, dans les compléments de salaire, chacune dans sa rubrique. Pour la mécanique mensuelle de la déclaration, voir l'article sur la déclaration mensuelle CESU.

Ce que Kiwisio apporte concrètement

La principale difficulté des frais réels n'est pas le calcul, c'est de tenir un relevé fiable toute l'année. Kiwisio s'en charge en grande partie pour les trajets pour aller au travail :

• Les trajets sont calculés automatiquement à partir du planning. Chaque intervention réalisée génère le trajet correspondant, avec sa distance et sa durée, calculées sur le réseau routier. Vous n'avez rien à saisir au jour le jour.
• Les enchaînements entre employeurs sont détectés. Entre deux interventions, Kiwisio détermine si vous avez eu le temps de rentrer chez vous ou si vous êtes allé directement d'un employeur à l'autre, et enregistre le trajet en conséquence. Le détail distingue clairement un trajet depuis le domicile d'un trajet depuis l'employeur précédent.
• Les interventions annulées et les absences sont exclues, pour que le total corresponde aux déplacements réellement effectués.
• Les totaux sont disponibles par jour, par semaine et par mois, avec une carte de vos lieux d'intervention : de quoi reporter un kilométrage annuel cohérent et appuyer une note explicative (localisation des employeurs, distances).
• Le planning regroupe tous vos employeurs, y compris les activités hors CESU, ce qui évite d'oublier un trajet lorsque vous travaillez pour plusieurs foyers.
• Le contrat de travail généré prévoit l'indemnité kilométrique de l'article 57 de la convention collective, avec son montant au kilomètre, quand l'utilisation du véhicule personnel est prévue.

Les déplacements effectués pendant le service (courses, accompagnements) ne sont pas déduits du planning : ils dépendent de ce que l'employeur vous demande sur place. Notez-les à part, avec leur motif, pour les intégrer à votre calcul.

Sources officielles

• impots.gouv.fr : « Comment déclarer mes frais réels dans ma déclaration de revenus ? »(s'ouvre dans un nouvel onglet).
• impots.gouv.fr : « La déduction de mes frais réels est-elle plus favorable ? »(s'ouvre dans un nouvel onglet).
• impots.gouv.fr : « Mon employeur me rembourse des frais professionnels, puis-je opter pour les frais réels ? »(s'ouvre dans un nouvel onglet).
• impots.gouv.fr : « Existe-t-il une limite liée à l'éloignement de mon travail et de mon domicile pour la déduction de mes frais de transport ? »(s'ouvre dans un nouvel onglet).
• impots.gouv.fr : « Frais de transport »(s'ouvre dans un nouvel onglet).
• BOFiP : BOI-RSA-BASE-30-50-30-20, déduction des frais réels, frais de déplacement et de repas(s'ouvre dans un nouvel onglet).
• BOFiP : BOI-BAREME-000001, barème kilométrique applicable aux automobiles et aux deux-roues motorisés(s'ouvre dans un nouvel onglet).
• Légifrance : Convention collective nationale des particuliers employeurs et de l'emploi à domicile (IDCC 3239), article 57(s'ouvre dans un nouvel onglet).